長い会議を6つのポイントで短くしよう!【実践経験も紹介します】

コラム

会議って長いです・・・

入社してまだ日が浅かったり、まだ重要な立場でないときには実感が湧きにくいですが、社内で重要な立場になればなるほど会議をしに出社している様相を呈してきます。

特に会議 長いというワードを検索すれば、

・長い会議はダメだ

・短くするにはこうした方が良い

・会議を短くする~個の方法

なんてサイトが数多く出てきます。余程みんなウンザリしているのだなと見て取れます。

という事で、今回はそんな皆さんのウンザリな需要にあやかりたい企画という事で、私も長い会議の原因と解決案を提案したいと思います。

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会議が長いとされる一般的な3つの原因

まず最初に一般的に会議が長引くとされる3つの原因をリストアップしてみます。

責任者が決まっていない

責任者が決まっていない会議は、長引きます。

司会進行や、誰が決定権を持っているかが不明瞭な会議というのは、思いのほか多いです。

誰かが資料を提出したり、プレゼンをしたとしても、責任者がいなければグダグダになります。

大体なにか緊急事態や定例の会議で、とりあえず集まる会議の場合に起こりがちな場面です。

これを防ぐには、会議に入る前に責任者/責任の所在を明確にしておきましょう。

目的を決めていない

目的が決まっていない会議というものも非常に多く、大抵長引きます

そもそも目的というものは、会議の前に決めておくものですが、目的が決まっていないと

・とりあえず情報共有を進める

・目的を決める会議を始める

の2パターンで進んで、オチが見当たらずに長引いてしまう事になります。

会議を始める前に、招集するためのメールや連絡に目的を書き添えてる習慣をつけると、これを回避できます。

話が横道に逸れる

先の2つはある程度回避しやすいのですが、会議の話題が途中で横道に逸れるというのはかなり厄介です。

というのも、主な原因として結構上の立場の人間が興味本位で担当者に話を聞くことで生じる事が多いので、中々注意することや防止する事が難しいのです。

こういう時は、タイムキーパーを置いて経過時間を知らせるという手段を取ると良いかもしれません。

チャイムを鳴らしたりすることで、時間に対しての意識を回帰させたり、軌道を戻すきっかけにする事が出来ます。

以上がよく言及される会議が長引く3つの原因です。

ですが、私としてはこれ以外に環境要因もあるのではと考えています。

次はこの環境要因を考えてみます。

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環境面で会議が長引く3つの原因

会議が終わると、サクっと解散!という風にならないって事無いですか?

要は会議そのものよりも、会議終わり後仕事に復帰するまでの時間が長い。これも会議による時間の圧迫だと思うんです。

この解散出来ない要因を3つ挙げてみます。

椅子から立ち上がるのが大変

長い話し合いの後、解散する工程の一つに椅子から立ち上がるというものがあります。

“腰が重い”という言葉が表すように、着席状態から起立するというのは意外とカロリーを要するのです。

立ち上がるのが面倒くさいので、会議後の感想とか反省とかをそのままダラダラと話し続けてしまう。

故に、仕事に復帰する時間が長くなり、実務時間が無くなってしまうのです。

これを解決する方法としては、会議室から椅子を撤廃すれば良いです。

立ったままミーティングすると、早く座りたいから逆に自分の机に戻る方向にエネルギーが流れるという訳です。

会議室から出るのが大変

椅子から立ち上がった後、待ち受けるのは部屋の扉を開けるという行為です。

これも結構カロリーが掛かります。

というのも、扉を開けて退室するという行為は、ある種実務に戻るという合図にもなります。

面倒な実務に戻るぐらいなら、会議の後の意義のある会話(本当は無い)でサボりたい。

こういう心理が働くことで、会議室から退室する足が重くなり実務に戻れなくなるのです。

これを解決するためには、会議室ではなく実務をしているフロアーでミーティングを実施するのがおススメです。

解散即実務という環境を作ることで、復帰のスピードを上げる事が出来ます。

会議室を片付けるのが大変

スクリーンを使ったプレゼンの後は片付けが大変です。

この片付け作業に移るの避けるために、ダラダラ会話して実務への復帰が遅くなるという事もよくあります。

これを防ぐためには、使うツールを最小限に留めるのがいいです。

実際に会議に必要なのは、

・人

・議事録

くらいなもんなので、出来ればホワイトボード1枚だけ使う形にしたいですね。

実際に改善してみた

最後に私が実際に先の改善案を利用した会議形式を紹介します。

私を中心としたチームでは、案件一つにつき専用のカレンダー式ホワイトボードを事務所に設置しました。

集まる頻度は1回/日+1回/週です。

週に一回のミーティングは

・先週の課題の結果報告

・そのデータに関する議論

・議論の結果から宿題を決めて、担当/期日を決めてホワイトボードに付箋で貼り付け

と3つの観点でやっていました。

資料は事前に紙出力したものをホワイトボードに貼って発表(簡単なグラフとかで、凝った資料は作らないと決めた)。

備え付けのマーカーとかで書き込んだり、図を書いたりしながら議論を進め、最後にその全体写真を議事録として保存しています。

グラフと議事録はまとめてファイリングしてホワイトボードに掛けています。

そして、付箋に宿題事項と担当者を記入しカレンダー式のホワイトボードに貼り付け、1回/日朝のタイミングで今日やるのはコレと付箋の内容をチェックして、やり忘れを防止しています。

これだと、

目的は明確

責任者は案件のリーダー(この時は私)

・事務所だと周りの目があるので、横道に逸れにくい

ホワイトボードの前で椅子は無し

事務所なので、解散即実務

人の目があるので、片付けに時間が掛けられない。

とポイントを押さえてミーティング出来ました。

実際に、1時間以内で話す内容だけ話して解散に要する時間も5分も掛からないと一定の成果を上げていました。

また、事務所にこのようなボードを設置していると、上司から進捗を聞かれた際

「こっち来い」

と上司を招いてスムーズかつ詳細な報告に移れます。

結構おススメですし、金も掛からないのでぜひやってみて下さい。

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まとめ

会議を長くしてしまう要因は

・責任者不明確

・目的不明確

・議題が横道に逸れる

・椅子からの起立

・会議室からの退室

・片付けの面倒さ

が大きな要因を占めています。

これを変えるには、心がけだけではなく、方法そのものを抜本的に変える事が効果的です。

人間というのは、意思が弱い生き物です。

故に意思を強く持とうとするのではなく、そうせざるを得ない状況を作り出すことが重要なのです。

この考えは、人に関しての改善全般に応用できるので、皆さん様々なアウトフレームを作ってバシバシ業務を改善していきましょう!

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