クリエイティブに仕事をするならテンプレ化しよう

コラム

単純労働はAIや外国人労働者に奪われると叫ばれている中、我々サラリーマンの仕事には常にクリエイティビティが求められています。

何も開発やWebの仕事だけに限らず、

・作業フローを見直して、生産性を高める活動

・効率的な教育システムの構築

・アンケートやこれまでの傾向を分析し、販売方法の改善

こういった活動もクリエイティブな仕事に分類されます。

言ってしまえば、単純労働以外は全てクリエイティブな仕事なのです。

当然クリエイティブな仕事をする上では、考える時間の確保というものが非常に重要になります。

そしてこのクリエイティブな時間を作り出す上で、最も重要なのがマニュアルやルーチンと言った業務のテンプレート化です。

テンプレート化なんて最もクリエイティブな仕事から遠いものと思われそうですが、実は逆です。

クリエイティブな仕事をする上では、テンプレートは必須なんです。

今回は、業務におけるテンプレートの重要性について解説していきたいと思います。

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クリエイティブな仕事にテンプレが必要な理由

テンプレって思考停止じゃないの?

テンプレを使う事は、思考停止じゃないのかと思われる方が大勢いらっしゃると思います。

そして実際にその通りです。

テンプレはその業務に対して思考を排する為に存在します

問題はなぜ思考を排する必要があるのか、という事なんです。

ここを深堀して考えてみましょう。

テンプレの目的は?

テンプレの効果としては、

・作業に対して思考を排除、軽減できる

・誰でも同レベルのアウトプットを期待できる

の2点が挙げられます。そしてこの2点によってもたらされるもの、それは

時間

です。

テンプレ化して思考排除した分、手が止まることが無いので一人当たりの作業時間がアップします。

そして、誰でも出来るので、同時並行で作業を進める事が出来ます。

つまり

スピード/人×人数=全体の作業スピード

という式が成り立ち、爆発的に作業効率がアップするのです。

効率がアップすれば当然時間を確保する事が出来ます。

重要なのはこの出来上がった時間をクリエイティブな発想、仕事に充てるという事なのです。

サラリーマンは定時が決まっています。

その制限された時間内で時間を増やさずに生産性を高めるには、テンプレによる時間確保が必須なのです。

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テンプレの活用法

まずは作業の分析

生産性を高めて、クリエイティブな仕事をし続けるためにはテンプレをうまく運用していくことが重要です。

では、そもそもテンプレを作るためにはどのような段階が必要なのでしょうか?

テンプレは当然最初からあったものではありません。

テンプレになる前は、その仕事は何かの要求を満たすために漫然と存在していた作業だったはずです。

また、クリエイティブな仕事を進めた結果発生した仕事であったりするかもしれません。

とりあえず、まずはその漫然とした作業を分析する必要があります。

全ての作業項目を分割し、ECRSの観点で最適化出来ないか検討します。

自動化出来ないか?

そして、次に自動化できる部分はないか考えます。

アプリなりプログラムなりハードなりを駆使して、出来るだけ人が介在せずに処理できないか考えるのです。

例えば測定結果が紙でしか出てこない測定器があったりするとします(ていうかまだウチいっぱいあります・・・)。

紙でしか出てこないから手入力は避けられないというのは、思い込みです。

世の中に取り込んだ情報を、テキストとして取り込むスキャナーが普通に売ってあります。

これを使う事で、出力された紙をスキャナーに通すルールにするだけで、入力作業を削除する事が出来ます

このようにテクノロジーを何とか介在させられないか、考えてみるのも重要なプロセスです。

定型化する

そして、最適化した作業を定型化します

方法を動画や文書化して、同じ教え方が出来るようにしましょう。

そして、アウトプットの形が同じになるようにしましょう。

特にアウトプットの定型書式は重要です

これは経験談になるのですが、同僚や部下の実験結果って特にテンプレが無かったので非常に読みづらかったんです

ある人は、棒グラフだけだったり。

ある人は、数字を表にまとめただけだったり。

ある人は、見たことが無い分析法を使っていたり。

このように各人アウトプットがばらばらだと、肝心なデータの本質を確認する前に、レポートを理解するところから始まります。

レポートの形式が決まっているならば、グラフの形式を問い合わせるといった無駄な討議が無くなり、データの本質にダイレクトに迫ることが出来ます。

ちなみに最近私がもくろんでいる事は、直交表+分散分析法による実験の必須化です。

これを導入出来れば、無駄なく要素を検討出来、さらに分散分析表という決められたアウトプットでみんなが結果を議論出来るようになるからです。

定期的にチェックしよう

テンプレは長い間使い続けていくと、悪しき慣習に変わってしまいます。

新しい自動化ツールが出たり、そもそもその作業が既に必要なくなったりする。

そういう事はよくあります。

この悪しき慣習と化したテンプレは、作業性を著しき悪化させます。

本来必要のない作業をわざわざ時間を使って処理するのですから。

これを防ぐ手立ては、定期ミーティングで現場から吸い出すのが一番です。

・なぜこの作業があるのか分からない

・無駄だと思う作業は無いか?

このような質問を週一で投げかければ、うまい事引っ掛かると思います。

この程度なら5分程度で済むと思います。

また、意見を言いやすい環境づくりも重要です。

言った人間に対して「じゃあ直して」と丸投げするなら言ったものが損する感じが出るので、すぐに意見が出なくなります。

いずれは丸投げまでもっていきたいですが、初動としては『あなた』が実際に解決してみせて下さい。

別に一人じゃなくても、簡単にチームを作ってやってもいいです。

その時もあなたがリーダーをして、人一倍積極的に解決に乗り出すのです。

会合の言い出しっぺが実践してみせ、丸投げではないと行動で訴えかける事でいずれは、丸投げできる空気を作り出せるはずです。

何事も最初が肝心なのです。

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まとめ

今回はクリエイティブな時間を作るための、テンプレの重要性と活用法について解説しました。

テンプレをうまく使いこなせば、残業も減らす事が出来ます。

残業が減れば、帰宅後勉強したり、副業に精を出したりと自分の人生にとって重要なクリエイティブな時間も創出出来ます。

そもそもAIが重要視されているのだって、言ってしまえばテンプレの極致みたいなものなんです。

仕事において出来るだけ無駄に思考する仕事を排除し、本当に必要なところにだけ思考を集中させる。

その為にうまくテンプレを使いこなしていきましょう。

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